プロジェクトのクローズフェーズにおける3つの主要タスク：成果物の納品・経験の振り返り・チーム解散

先週、あるクライアントからこんな質問を受けました。「プロジェクトが終わったら、単に成果物を渡せばいいんでしょ？なんで振り返り会議が必要なの？」 思わず笑って答えました。「息子が大学に合格した時に、お祝いも言わずにサヨナラしますか？」これはちょっと乱暴ですが理にかなっています。プロジェクトのクローズフェーズとは結婚式後の謝恩会のようなもので、どんなに素晴らしい仕事をしても、締めくくりを間違えれば失敗につながるのです。今日はクローズフェーズの三大事項について詳しく説明しますよ！読んだらきっとチームのために鍋を用意したくなるはず！

クローズフェーズでは一体何をするの？「終わった」という感覚は禁物！

新人の多くは、「クローズ＝終わり」と考えますが、実際にはプロジェクト管理の中で最も落とし穴が多い工程です。成果物の納品は単にファイルを渡すだけではなく、受け入れプロセスを完了する必要があります。また、ドキュメントの引き継ぎや使い方の指導まで含みます。経験の振り返りも形式的なものではありません。プロジェクト中に潜んでいる「地雷」はすべてこの段階で除去しなければなりません。そしてチーム解散に関して…あなたはただの送別会だと考えていますか？実は人材維持に関わる重要なポイントがあるのです！

成果物の納品：最後の1マイルを満点で走り抜け

プロジェクト成果物の納品プロセスは一見シンプルに見えますが、実は多くの罠があります。昨年、ERPシステムのプロジェクトで起こった出来事を覚えています。本番当日、ユーザーマニュアルが50ページ不足していることが判明し、受け入れまでに2週間もかかってしまいました。以下の3つを必ず意識してください：

1. 技術者、プロダクト担当者、クライアントの三者が確認を行う成果物の品質チェック
2. ドキュメントの納品時にはリストを作成し、受領印をもらう
3. 電子版＋紙版の二重保存を行い、受領書を残す

おすすめツール：Ganttableを使って納品タスクのボードを作成すれば、誰がどの部分を担当しているのかが一目瞭然です。以前いたマネージャーのように、納品直前になってテスト報告書の署名がないことに気づくなんてことがありません。

経験の振り返り：教訓は風と共に消えていくな

正直言って、これまで見た中で最悪の振り返り会議というのは、マネージャーが一方的に話し続け、メンバーはゲームをしながら適当にうなずいていただけでした。プロジェクト経験の振り返り方法として実際に役立つのは以下のような手法です：

• 事前にアンケートを配布して「最も腹が立ったこと」を匿名で収集
• 会議ではまず3人の良い点を指摘して雰囲気を和らげる
• アクションリストを作成（例："次回はサーバー設定を2週間前までに確認すること"）

プロジェクトの教訓分析をケーススタディとしてまとめた「落とし穴博物館」なるドキュメントもあります。新人がこれを読んで、データベース移行時の問題を未然に回避できたという話も聞きました。

チーム解散：送別会にも「人情味」が必要

現代は人間性を重視する時代です。チーム解散のベストプラクティスは単なるさようならでは済まされません。私たちは百万円規模のプロジェクト終了後に、全員に名前入りのUSBメモリをプレゼントしました。その中にはプロジェクトの節目の写真を入れておきました。すると翌年、退職していた2人が再び応募してきました！

具体的な対応策としては：

• 解散の1ヶ月前から人員配置計画を立案
• 成績優秀者には推薦状を書く（LinkedInで「○○プロジェクトのキーメンバー」と記載）
• 最終日にちょっとしたセレモニーを開催：例えば全員でプロジェクトマップを手描きにするなど

かつてミーティングルームを茶話